Tässä ohjeessa kuvataan Palkanlaskenta -osion vaiheet, jotka ovat palkkalaskelmien tarkistus, hyväksyntä, maksatus, maksujen käsittely sekä palkkatietoilmoitukset.
Palkanlaskenta -osioon pääsee käyttöliittymän vasemman laidan menu-valikosta klikkaamalla “Palkanlaskenta”.
Palkanlaskenta -osion etusivulla on listattuna palkkalaskelmia palkanmaksupäiviin ryhmiteltyinä. Maksupäivän tarkemman erittelyn saa auki klikkaamalla nuolesta, jolloin palkkalaskelmien kappalemäärän voi nähdä palkkamallikohtaisesti. Näkymältä näkee, monta palkkalaskelmaa on hyväksyntävaiheessa ja monta laskelmaa odottaa hyväksyntää. Varsinaiseen palkanlaskentaprosessiin pääsee klikkaamalla palkkamallin nimestä.
Ohjelma muodostaa palkkakausittain palkkalaskelmat palkanlaskentaan automaattisesti palkkaperusteiden ja työaikamerkintöjen perusteella. Myös vähennykset muodostuvat laskelmalle automaatiolla. Muodostuviin vähennyksiin vaikuttaa palkansaajan tietoihin ja palkanlaskennan asetuksiin määritellyt asetukset.
Ohjelmaan voi myös luoda palkkalaskelman manuaalisesti "Uusi palkkalaskelma" -painikkeesta.
Luonnissa valitaan palkansaaja, asetetaan palkanmaksupäivä ja valitaan pudotusvalikosta palkkajakso. Valitun palkkajakson päivämääriä voi muokata palkansaajakohtaisesti kun laskelma on muodostettu.
Manuaalisesti muodostettu palkkalaskelma muodostuu oletuksena tyhjänä. Laskelmalle voi lisätä palkkalaskelmarivejä käsin.
Tarkistusvaihe
Tarkistusvaiheessa palkkalaskelmat on listattu aakkosjärjestyksessä. Taulukossa näkyy tietoja sarakkeittain. Huomiot -sarakkeessa on huomioikoni aina silloin, kun ohjelma on tehnyt palkkalaskelmaa koskevan havainnon, joka halutaan palkanlaskijan tietoon. Pitämällä hiiren kursoria ikonin päällä näkyy ilmoitusteksti, jossa kerrotaan mihin ohjelma haluaa palkanlaskijan kiinnittää huomion. Mikäli yksittäistä palkkalaskelmaa halutaan tarkastella tai muokata, pääsee muokkausnäkymälle klikkamalla palkansaajan nimestä. Palkansaajakohtaisella näkymällä on kolme välilehteä: palkkalaskelma, palkkatietoilmoitus ja tositteen esikatselu.
- Palkkalaskelma -välilehdellä voidaan tarkastella palkkalaskelmaa palkkalaskelmarivikohtaisesti. Lisää tarvittaessa manuaalisesti lisättävät palkkalajit laskelmalle “Uusi laskelmarivi” -painikkeella. Palkanmaksupäivää ja palkkajakson päivämääriä saa muokattua halutessaan kynä -kuvakkeesta. Kolmen pisteen takaa löytyy valikko, josta voi laskettaa palkkalaskelman uudestaan, siirtyä palkansaajan palkkalaskelmat-arkistoon tai ladata palkkalaskelman PDF-tiedoston.
- Palkkatietoilmoitus -välilehdellä voidaan tarkastella palkkalaskelmakohtaista palkkatietoilmoituksen esikatselua.
- Tositteen esikatselu -välilehdellä voidaan tarkastella palkkalaskelmakohtaista tositteen esikatselua.
Kun laskelma on valmis siirrettäväksi hyväksyntävaiheeseen, se merkitään tarkistetuksi.
Hyväksyntä
Tarkistetuksi merkitty laskelma on hyväksyttävissä hyväksyntä -välilehdellä. Jos laskelman haluaa vielä avata kokonaisuudessaan ennen hyväksymistä, sen saa auki klikkaamalla palkansaajan nimestä. Kun laskelma halutaan hyväksyä, se ruksitaan ja klikataan hyväksyntäpainiketta. Jos laskelmaa ei haluta hyväksyä, se voidaan myös palauttaa tarkistukseen omasta painikkeestaan. Tällöin laskelma palaa tarkistusvaiheeseen.
Laskelma siirtyy hyväksymisen jälkeen maksatusvaiheeseen.
Maksatus
Maksatusvaiheessa valitaan ruksilla kaikki ne palkkalaskelmat, jotka halutaan maksaa. Valintojen jälkeen voi käyttäjä halutessaan vielä vaihtaa pankkitiliä jolta palkkalaskelmat maksetaan sekä muuttaa kirjanpitoon muodostuvan tositteen päiväystä.
Kun aineisto on valmis maksettavaksi, aineiston maksaminen ja palkkalaskelmien lähettäminen tapahtuu omasta painikkeestaan Maksa ja lähetä palkkalaskelmat.
Jos käyttäjä haluaa jättää maksatuksen tekemättä ja palauttaa palkkalaskelmat vielä tarkistukseen, tämä onnistuu omasta painikkeestaan Palauta tarkistukseen,
Maksujen käsittely
Maksujen käsittelynäkymällä on taulukko, josta näkee verkkopalkkalaskelman tilan, maksun tilan ja maksetaan-summan palkansaajakohtaisesti. Kolmen pisteen takaa löytyy historiatiedot.
Mikäli verkkopalkkalaskelman lähetys onnistui, sen rivillä lukee “Lähetetty”.
Mikäli verkkopalkkalaskelman lähetys epäonnistui, sen rivillä lukee “Lähetys epäonnistui”.
Palkkatietoilmoitukset
Tällä näkymällä ei ole vielä toimintoja
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback