Tämä opas neuvoo sinua vaihe vaiheelta, kuinka käytät Netvisorin Palkanlaskenta-osiota. Oppaassa käydään läpi palkanlaskentaprosessin eri vaiheet, palkkalaskelmien luonti ja käsittely sekä mahdollisten virhetilanteiden ratkaiseminen.

SISÄLTÖ

Palkanlaskennan yleiskatsaus

Palkanlaskenta-osioon pääsee käyttöliittymän vasemman laidan menu-valikosta klikkaamalla “Palkanlaskenta”.

Palkanlaskenta-näkymä antaa kokonaiskuvan palkanlaskentaprosessin tilasta. Näkymän etusivulla on listattuna palkkalaskelmia palkanmaksupäiviin ryhmiteltyinä. Maksupäivän tarkemman erittelyn saa auki klikkaamalla nuolesta, jolloin palkkalaskelmien kappalemäärän voi nähdä palkkamallikohtaisesti. Näkymältä näkee, monta palkkalaskelmaa on hyväksyntävaiheessa ja monta laskelmaa odottaa hyväksyntää. Varsinaiseen palkanlaskentaprosessiin pääsee klikkaamalla palkkamallin nimestä.

Ohjelma muodostaa palkkakausittain palkkalaskelmat palkanlaskentaan automaattisesti palkkaperusteiden ja työaikamerkintöjen perusteella. Myös vähennykset muodostuvat laskelmalle automaatiolla. Muodostuviin vähennyksiin vaikuttavat palkansaajan tietoihin ja palkanlaskennan asetuksiin määritellyt asetukset.

Palkkalaskelmien suodattaminen

Voit suodattaa näkymässä näytettäviä palkkalaskelmia.

  1. Siirry näkymään Palkanlaskenta.
  2. Valitse Suodata.
  3. Valitse haluamasi suodatuskriteerit, kuten palkkaryhmä tai maksupäivä.
  4. Vahvista valinnat, jolloin näkymä päivittyy valintojesi mukaan.

Palkkalaskelmien käsittely

Palkkalaskelmien käsittelyprosessi on jaettu selkeisiin vaiheisiin, jotka varmistavat, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan.

Palkkalaskelmien tarkistus

Tarkistusvaiheessa palkkalaskelmat on listattu aakkosjärjestyksessä. Taulukossa näkyy tietoja sarakkeittain. Huomiot-sarakkeessa on huomioikoni, kun ohjelma on tehnyt palkkalaskelmaa koskevan havainnon. Pitämällä hiiren kursoria ikonin päällä näkyy ilmoitusteksti, joka kertoo, mihin palkanlaskijan tulisi kiinnittää huomiota.

Yksittäistä palkkalaskelmaa pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan klikkaamalla palkansaajan nimestä. Tässä näkymässä on kolme välilehteä: Palkkalaskelma, Palkkatietoilmoitus ja Tositteen esikatselu.

  • Palkkalaskelma-välilehdellä voit tarkastella laskelmaa rivikohtaisesti ja lisätä tarvittaessa manuaalisia palkkalajeja "Uusi laskelmarivi" -painikkeella. Palkanmaksupäivää ja palkkajakson päivämääriä voi muokata kynä-kuvakkeesta. Kolmen pisteen valikosta voit laskettaa palkkalaskelman uudestaan, siirtyä palkkaperusteisiin, siirtyä palkansaajan palkkalaskelmat-arkistoon, ladata laskelman PDF-tiedostona tai poistaa sen.
  • Palkkatietoilmoitus-välilehdellä voit esikatsella laskelmakohtaista palkkatietoilmoitusta.
  • Tositteen esikatselu -välilehdellä voit esikatsella laskelmakohtaista tositetta.

Kun laskelmat ovat valmiita, ne merkitään tarkistetuiksi.

  1. Siirry näkymään Palkanlaskenta.
  2. Valitse palkkalaskelmat, jotka haluat tarkistaa. Voit valita kaikki kerralla tai yksitellen.
  3. Valitse Merkitse tarkistetuksi.
  4. Jos järjestelmä havaitsee palkkalaskelmissa huomioita, saat siitä ilmoituksen.

Palkkalaskelmien hyväksyntä

Tarkistuksen jälkeen palkkalaskelmat on hyväksyttävä ennen maksatusta.

  1. Siirry välilehdelle Hyväksyntä.
  2. Jos haluat vielä avata laskelman kokonaisuudessaan, se onnistuu klikkaamalla palkansaajan nimestä.
  3. Valitse ruksilla palkkalaskelmat, jotka haluat hyväksyä.
  4. Valitse Hyväksy palkat.
  5. Hyväksytyt palkkalaskelmat siirtyvät Maksatus-vaiheeseen.

Palkkojen maksatus

Kun palkkalaskelmat on hyväksytty, voit siirtää ne maksuun.

  1. Siirry välilehdelle Maksatus.
  2. Valitse ruksilla palkkalaskelmat, jotka haluat maksaa.
  3. Määritä maksutili ja tositteen päiväys.
  4. Valitse Maksa ja lähetä palkkalaskelmat.
  5. Maksuun siirretyt palkkalaskelmat siirtyvät Maksujen käsittely -vaiheeseen.

Maksujen käsittely

Tässä vaiheessa voit seurata maksuun siirrettyjen palkkalaskelmien tilaa. Näkymällä on taulukko, josta näkee verkkopalkkalaskelman tilan, maksun tilan ja maksetaan-summan palkansaajakohtaisesti. Kolmen pisteen takaa löytyy historiatiedot.

  • Maksun tila: Näyttää, onko pankki hyväksynyt maksun, onko se vielä käsittelyssä vai onko se epäonnistunut.
  • Verkkopalkkalaskelman tila: Tila voi olla esimerkiksi "Lähetetty" tai "Lähetys epäonnistui".
  • Uudelleenlähetys: Jos maksun tai verkkopalkkalaskelman lähetys on epäonnistunut, voit yrittää lähettää ne uudelleen valitsemalla kyseisen laskelman ja painamalla Lähetä maksut uudelleen.

Palkkatietoilmoitukset

Kun palkkalaskelmat on merkitty maksetuiksi, järjestelmä luo niistä automaattisesti palkkatietoilmoitukset tulorekisteriä varten. Tässä vaiheessa voit:

  • Tarkastella ilmoituksia: Näet kaikki luodut palkkatietoilmoitukset ja niiden tilan (esim. Ei lähetetty, Lähetetty, Hylätty).
  • Lähettää ilmoituksia: Jos automaattinen lähetys ei ole käytössä, voit lähettää ilmoitukset manuaalisesti valitsemalla ne ja painamalla Lähetä ilmoitus.
  • Mitätöidä ilmoituksia: Jos huomaat virheen jo lähetetyssä ilmoituksessa, voit lähettää siitä mitätöintipyynnön tulorekisteriin. Tämän jälkeen sinun on luotava uusi, korvaava ilmoitus.
  • Luoda uusi versio: Voit luoda hylätystä tai toimitetusta ilmoituksesta uuden version, johon voit tehdä tarvittavat korjaukset ennen sen lähettämistä.

Muut toiminnot

Palkkalaskelmien palauttaminen tarkistukseen

Jos huomaat virheitä hyväksytyssä tai maksuvaiheessa olevassa palkkalaskelmassa, voit palauttaa sen takaisin tarkistettavaksi.

  1. Valitse palkkalaskelma, jonka haluat palauttaa.
  2. Valitse Palauta tarkistukseen.
  3. Kirjoita syy palautukselle.
  4. Vahvista palautus.

Manuaalisen palkkalaskelman luonti

Voit luoda yksittäisiä palkkalaskelmia manuaalisesti tarpeen mukaan. Manuaalisesti muodostettu laskelma on oletuksena tyhjä.

  1. Siirry näkymään Palkanlaskenta.
  2. Valitse Uusi palkkalaskelma.
  3. Täytä vaaditut tiedot: valitse palkansaaja, aseta palkanmaksupäivä ja valitse palkkajakso pudotusvalikosta.
  4. Valitse Luo palkkalaskelma.
  5. Järjestelmä luo uuden palkkalaskelman. Voit muokata valitun palkkajakson päivämääriä ja lisätä palkkarivejä käsin.

Palkkalaskelman poistaminen

Voit poistaa luonnostilassa olevia palkkalaskelmia.

  1. Avaa palkkalaskelma, jonka haluat poistaa.
  2. Valitse kolmen pisteen valikosta Poista.
  3. Vahvista poisto. Järjestelmä luo automaattisesti uuden palkkalaskelman seuraavalle palkkajaksolle.

Esikatselut

Ennen tietojen lopullista lähettämistä voit esikatsella palkkalaskelmia, palkkatietoilmoituksia ja tositteita varmistaaksesi, että kaikki tiedot ovat oikein.

Palkkalaskelman esikatselu

  • Palkansaajan perustiedot: Nimi, henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot.
  • Palkkaerittely: Palkat ja lisät, luontoisedut, verottomat korvaukset ja vähennykset.
  • Yhteenvedot: Bruttopalkka, ennakonpidätys, sosiaalivakuutusmaksut ja nettopalkka.
  • Maksutiedot: Maksupäivä ja maksutili.

Palkkatietoilmoituksen esikatselu

  • Tulonsaajan tiedot: Palkansaajan henkilötiedot ja työsuhteen tiedot.
  • Tulolajit: Yksityiskohtaiset tiedot maksetuista palkoista, korvauksista ja eduista.
  • Vakuutustiedot: Tiedot eläke-, työttömyys-, sairaus- ja tapaturmavakuutuksista.

Tositteen esikatselu

  • Debet- ja kredit-kirjaukset: Jokainen palkkaerä ja vähennys on kohdistettu oikeille kirjanpidon tileille.
  • Tiliöintitiedot: Näet, mille tileille esimerkiksi bruttopalkka, ennakonpidätys ja sosiaalivakuutusmaksut kirjataan.

Virhetilanteet ja niiden ratkaiseminen

Huomiot palkkalaskelmilla

  • Varoitus: Keltainen huomiomerkki. Varoitus ei estä palkkalaskelman käsittelyä, mutta se on suositeltavaa tarkistaa.
  • Virhe: Punainen huomiomerkki. Virhe estää palkkalaskelman käsittelyn, ja se on korjattava ennen kuin prosessia voi jatkaa.

Yleisimmät virheilmoitukset

  • Palkkalaskelmalla on kuittaamattomia virheitä: Korjaa tai kuittaa kaikki virheet ennen käsittelyä.
  • Laskelmarivin arvoa ei saatu laskettua: Tarkista palkkalajin asetukset ja mahdolliset viittaukset.
  • Palkansaajan pankkitili puuttuu: Lisää pankkitilin numero henkilötietoihin.
  • Palkkatietoilmoitukseen liittyviä virheitä: Tarkista palkkatietoilmoituksen tiedot ja korjaa virheet.

Usein kysytyt kysymykset

  • Miten voin lisätä uuden laskelmarivin palkkalaskelmalle? Avaa palkkalaskelma ja valitse "Uusi laskelmarivi". Valitse haluamasi palkkalaji ja täytä tarvittavat tiedot.
  • Miksi en voi hyväksyä palkkalaskelmaa? Tarkista, onko laskelmalla punaisia virheilmoituksia, jotka on korjattava ensin.
  • Mitä teen, jos maksoin palkan vahingossa vääränä päivänä? Jos palkka on jo maksettu, mitätöi aiempi palkkatietoilmoitus ja lähetä uusi korjatuilla tiedoilla.
  • Miten voin muokata jo maksettua palkkalaskelmaa? Maksettua laskelmaa ei voi muokata. Tee korjaukset seuraavalle palkkalaskelmalle tai luo erillinen korjauslaskelma.
  • Mistä näen palkkalaskelman erittelyn? Avaa haluamasi palkkalaskelma nähdäksesi kaikki laskelmarivit ja niiden erittelyt.

Avainsanat: palkanlaskenta, palkkalaskelma, maksatus, hyväksyntä, tarkistus, virheilmoitukset, manuaalinen palkkalaskelma, palkkatietoilmoitus, tosite





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.