Tämä opas auttaa sinua käyttämään Työaikakirjaukset-osiota tehokkaasti. Opas sisältää ohjeet työaikakirjausten luomiseen, muokkaamiseen, vahvistamiseen ja hyväksymiseen, sekä yleiskatsauksen järjestelmän eri toimintoihin.

SISÄLTÖ

Yleiskatsaus työaikakirjauksiin

Työaikakirjaukset-näkymä tarjoaa yleiskatsauksen kaikkien palkansaajien työaikakirjauksista. Näkymän yläosassa näkyy päivämääräväli, jolta näkymän tiedot näytetään. Näkymä esittää yhteenvedon työntekijöiden työajoista, poissaoloista ja lisiin oikeuttavista ajoista, ryhmiteltynä palkkaryhmittäin.

Taulukossa on tietoja eri sarakkeissa:

  • Työaika -sarakkeessa näkyy työntekijälle merkityt työtunnit yhteensä.
  • Lisiin oikeuttava aika -sarakkeessa näkyy työntekijälle lisänä merkityt työtunnit yhteensä.
  • Poissaolot -sarakkeessa näkyy työntekijälle poissaoloina merkityt työtunnit yhteensä.

Voit suodattaa näkymää useilla eri kriteereillä:

  • Aikaväli: Määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä.
  • Tila: Valitse yksi tai useampi tila (esim. Luonnos, Vahvistettu, Hyväksytty, Palautettu tai Käsitelty).
  • Palkansaaja: Valitse yksi tai useampi palkansaaja.

Suodattimien asetuksia voit hallita siirtymällä Hae ja suodata -valikkoon.

Yksittäisen työntekijän työaikakirjaukset

Voit tarkastella yksittäisen työntekijän työaikakirjauksia klikkaamalla työntekijän nimeä yleiskatsauksessa. Tämä avaa yksityiskohtaisemman näkymän, joka sisältää kaikki valitulle ajanjaksolle tehdyt kirjaukset päiväkohtaisesti.

Tässä näkymässä voit:

  • Lisätä uuden kirjauksen: Uusi kirjaus -painikkeella voit luoda uuden työaikakirjauksen.
  • Suorittaa massatoimintoja: Valitse useita rivejä ja suorita toimintoja, kuten Hylkää ja Hyväksy ja kolmen pisteen takaa löytyy Vahvista ja Poista.

Työaikakirjauksen luominen ja muokkaaminen

Työaikakirjausten luominen tapahtuu klikkaamalla Uusi kirjaus -painiketta. Jo luotujen työaikakirjauksien muokkaus tapahtuu painamalla haluttua työaikakirjausta. 

Työaikakirjauksen luonti:

  1. Aseta päivämäärä Päivä-kenttään.
  2. Valitse Kirjauslaji. Järjestelmä suodattaa näytettävät kirjauslajit valitun työntekijän työsuhdetietojen perusteella.
  3. Jos kyseessä on tuntikirjaus, täytä Alkoi- ja Päättyi-kentät sekä Tauko minuutteina, jos taukoja on.
  4. Lisää tarvittaessa selite Selite-kenttään.
  5. Tallenna uusi kirjaus Tallenna-painikkeella.

Työaikakirjauksen muokkaaminen:

  1. Valitse muokattava kirjaus taulukosta. Tämä avaa editorin.
  2. Tee tarvittavat muutokset.
  3. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.

Voit myös Poistaa, Vahvistaa, Hyväksyä tai Hylätä kirjauksen Lisää toimintoja -valikon kautta.

Huomioitavaa:

  • Mikäli olemassa olevaa kirjausta halutaan muokata toiseksi kirjauslajiksi, tulee aiempi kirjaus poistaa kokonaan ja lisätä uusi kirjaus.
  • Ylityökirjauksen lisääminen päivälle edellyttää, että tätä ennen on kirjattu peruskirjaus samalle päivälle.

Työaikakirjauksen muokkaushistoria

  1. Valitse taulukosta työaikakirjaus, jonka muokkaushistoriaa haluat tarkastella. Tämä tapahtuu työaikamerkinnän muokkaus-napista.
  2. Mene avautuvalla näkymällä välilehdelle Historia.
  3. Täältä näet milloin työaikamerkintä on luotu ja jos sitä on muokattu.

Työaikakirjausten tilat ja toiminnot

Työaikakirjauksilla on useita tiloja, jotka kuvaavat niiden käsittelyvaihetta.

  • Luonnos: Kirjaus on tallennettu, mutta ei vielä vahvistettu.
  • Vahvistettu: Työntekijä on merkinnyt kirjauksen valmiiksi hyväksyntää varten.
  • Hyväksytty: Esimies tai hyväksyjä on hyväksynyt kirjauksen. Hyväksytyt kirjaukset sisällytetään palkanlaskentaan.
  • Palautettu: Kirjaus on palautettu työntekijälle korjattavaksi.
  • Käsitelty: Kirjaus on siirretty palkanlaskentaan ja maksettu.

Toiminnot eri tiloissa:

  • Vahvista: Ainoastaan Luonnos- tai Palautettu-tilassa olevia kirjauksia voidaan vahvistaa.
  • Hyväksy: Vain Vahvistettu-tilassa olevia kirjauksia voidaan hyväksyä.
  • Hylkää: Hyväksytty- tai Vahvistettu-tilassa olevat kirjaukset voidaan hylätä ja palauttaa työntekijälle.
  • Poista: Vain Luonnos, Vahvistettu tai Palautettu-tilassa olevia kirjauksia voidaan poistaa.

Virheilmoitukset ja niiden ratkaiseminen

Seuraavat virhetilanteet voivat ilmetä työaikakirjauksia käsiteltäessä:

  • Virheellinen alku- tai loppuaika: Aseta alku- ja päättymisaika niin, että päättymisaika on alkamisen jälkeen. Järjestelmä hyväksyy, jos päättymisaika on seuraavana päivänä.
  • Virheellinen päivämäärä: Valitse kelvollinen päivämäärä kirjausta varten.
  • Tauko pitempi kuin kirjaus: Tauon pituus ei saa olla pidempi kuin työaikakirjauksen kesto.
  • Kirjaus on pakollinen, mutta puuttuu: Varmista, että kaikki pakolliset kentät (esim. selite) on täytetty.
  • Päällekkäiset työaikakirjaukset: Järjestelmä ei salli kahden työajaksi luokitellun kirjauksen olevan päällekkäin. Päiväkirjaus ei voi olla päällekkäin minkään työaikaan vaikuttavan kirjauksen kanssa. Muokkaa ajanjaksoja niin, etteivät ne ole päällekkäisiä.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko muokata hyväksyttyä työaikakirjausta? 

Hyväksyttyjä kirjauksia voi muokata ainoastaan palkanlaskija.

Mitä tapahtuu, kun poistan kirjauslajin, jota on jo käytetty? 

Järjestelmä estää Kirjauslaji-tietojen muuttamisen, jos kirjauslajia on käytetty Käsitelty-tilassa olevassa työaikakirjauksessa.

Miksi en voi lisätä kirjauslajia kaikille palkansaajille? 

Kirjauslaji on liitetty tiettyyn palkkaryhmään ja se on voimassa ainoastaan, jos työntekijällä on kyseinen palkkaryhmä aktiivisena.

Mitä eri kirjauslajien tyypit tarkoittavat? Kirjauslajit luokitellaan kolmeen päätyyppiin:

  • Työaika: Normaalit työtunnit ja ylityön perusosa.
  • Lisät: Esimerkiksi ylityökorvaukset tai muut lisät.
  • Poissaolo: Palkalliset ja palkattomat poissaolot, lomat, arkipyhät.


Avainsanat

työaikakirjaukset, kirjauslajit, palkanlaskenta, luonnos, vahvistettu, hyväksytty, palautettu, käsitelty, muokkaus, poisto, suodatus, aikaväli, laskentakohteet, selite, virheet, palkkaryhmä, työaika, poissaolo, lisät




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.