Tämä ohje opastaa sinua Henkilöstöhallinta-osion käytössä. Osiossa hallitaan palkansaajia ja työsuhteita, palkkaryhmiä, käyttäjärooleja ja tiimejä. Kyseisellä näkymällä on neljä eri välilehteä: Palkansaajat ja työsuhteet, palkkaryhmät, käyttäjien roolit ja tiimit.
SISÄLTÖ
- Palkansaajat ja työsuhteet
- Palkkaryhmät
- Käyttäjien roolit
- Tiimit
- Virheilmoitukset ja niiden ratkaisut
- Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Palkansaajat ja työsuhteet
Tässä osiossa voit tarkastella, lisätä ja muokata palkansaajien tietoja sekä heidän työsuhteitaan ja niihin liittyviä asetuksia.
Palkansaajien selaaminen ja suodattaminen
Voit selata kaikkia palkansaajia listanäkymässä. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet. Näkymässä näet listan palkansaajista ja heidän perustiedoistaan, kuten nimen, ammattinimikkeen, työsuhteen tilan, palkkaryhmän ja työsuhteen alkupäivämäärän.
Työsuhteen tila -sarakkeessa näytetään työsuhteen tila. Aktiivinen tila tarkoittaa, että työsuhde on voimassa. Tuleva tila tarkoittaa, että työsuhde on alkamassa tulevaisuudessa. Päättynyt tila tarkoittaa, että työsuhde ei ole voimassa.
Voit suodattaa listaa napsauttamalla Hae ja suodata -painiketta.
Syötä hakusana Hae-kenttään etsiäksesi palkansaajaa nimellä.
Valitse Palkkaryhmä-alasvetovalikosta palkkaryhmä, jonka palkansaajia haluat tarkastella.
Valitse Työsuhteen tila -alasvetovalikosta työsuhteen tila ("Kaikki työsuhteet", "Aktiivinen", "Tuleva", "Päättynyt"), jonka mukaisia työsuhteita haluat tarkastella.
Voit järjestää listaa napsauttamalla sarakkeiden otsikoita. Pääset tarkastelemaan yksittäisen palkansaajan ja työsuhteen tietoja napsauttamalla haluamaasi riviä listasta (esimerkiksi palkansaajan nimeä).
Uuden palkansaajan lisääminen
Voit lisätä järjestelmään uuden palkansaajan ja hänen ensimmäisen työsuhteensa tiedot vaihe kerrallaan. Pääset lisäämään uuden palkansaajan valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet -> Uusi palkansaaja.
Henkilötiedot-osiossa:
Syötä pakolliset kentät: Etunimi, Sukunimi, Henkilötunnus (järjestelmä tarkistaa sen muodon ja yksilöllisyyden), IBAN-tilinumero (järjestelmä tarkistaa muodon) ja BIC (järjestelmä tarkistaa muodon).
Syntymäaika täytetään automaattisesti henkilötunnuksen perusteella.
Syötä vapaaehtoinen Työntekijänumero (järjestelmä tarkistaa sen yksilöllisyyden).
Valitse pakollinen Työajan kirjauksen roolit ("Kirjaaja" tai "Kirjaaja ja hyväksyjä").
Yhteystiedot-osiossa:
Syötä pakolliset kentät: Sähköposti (järjestelmä tarkistaa muodon ja yksilöllisyyden), Katuosoite, Postinumero, Kaupunki ja Maa.
Syötä vapaaehtoinen Puhelinnumero.
Palkkalaskelman asetukset-osiossa:
Valitse pakollinen Palkkalaskelmien toimitustapa. Tällä hetkellä ainoa vaihtoehto on "Verkkopalkkalaskelma".
Valitse pakollinen Palkkalaskelman kieli ("Suomi" tai "Englanti").
Työsuhteen voimassaolo-osiossa:
Valitse pakollinen Työsuhteen kesto ("Toistaiseksi voimassaoleva" tai "Määräaikainen").
Syötä pakollinen Alkupäivämäärä.
Jos työsuhde on määräaikainen, syötä pakollinen Loppupäivämäärä ja valitse pakollinen Työsuhteen päättymisen syy. Oletuksena on "Määräaikaisen työsuhteen päättyminen".
Työsuhteen tiedot-osiossa:
Syötä pakollinen Ammattinimike.
Syötä vapaaehtoiset Yhtäjaksoisesti työsuhteessa alkaen ja Koeajan päättymispäivä.
Valitse pakollinen Työsuhteen peruste ("Työsuhde" tai "Muu").
Valitse pakollinen Palkkauksen muoto ("Kuukausipalkka" tai "Tuntipalkat").
Valitse pakollinen Työsuhteen tyyppi ("Kokoaikainen" tai "Osa-aikainen").
Tiimit ja roolit-osiossa:
Valitse vapaaehtoinen Toimipiste.
Valitse vapaaehtoinen Tiimi.
Jos valitsit henkilötiedoissa rooliksi "Kirjaaja ja hyväksyjä", voit valita tiimit, joissa palkansaaja toimii Työaikojen hyväksyjänä tiimeissä. Palkansaaja ei voi hyväksyä oman tiiminsä kirjauksia.
Vakuutukset-osiossa:
Valitse pakollinen Työeläkevakuutuksen tyyppi ("TyEL", "YEL", "Ei vakuuttamisvelvollisuutta"). Vain TyEL, YEL ja Ei vakuuttamisvelvollisuutta ovat tuettuja.
Valitse pakolliset vakuutuskäsittelyt: Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus, Sairausvakuutus ja Työttömyysvakuutus ("Kyllä" tai "Ei vakuuttamisvelvollisuutta"). Järjestelmä asettaa oletusarvot Työeläkevakuutuksen tyypin perusteella.
Valitse pakollinen Ammattiluokitus, jos Työeläkevakuutuksen tyyppi ei ole "YEL".
Työaika-osiossa:
Valitse pakollinen Työaikatyyppi. Tällä hetkellä vain "Viikkotyöaika" on tuettu.
Syötä pakollinen Viikkotyöaika tunteina ja minuutteina. Enimmäisaika on 168 tuntia.
Palkka-asetukset-osiossa:
Valitse pakollinen Palkkaryhmä.
Jos valitulle palkkaryhmälle on määritetty työehtosopimuksen palkkataulukko (TES), näet sen nimen ja voit syöttää tarvittavat Taulukkomuuttujien arvot (esim. Palkkaryhmä, Sijainti, Kokemusvuodet).
Syötä palkkaryhmän mukainen Palkkaperuste, esimerkiksi Kuukausipalkka tai Tuntipalkka.
Napsauta Lisää palkansaaja. Järjestelmä tallentaa tiedot ja aloittaa verokortin automaattisen noudon Verohallinnolta.
Yksittäisen palkansaajan tiedot on jaettu neljälle eri välilehdelle: Perustiedot, Työsuhteet, Vuosilomat ja Palkkalaskelmat.
Voit tarkastella ja muokata valitun palkansaajan henkilö-, yhteys- ja palkkalaskelma-asetuksia sekä verokorttitietoja.
Perustiedot
Perustiedot -välilehdellä näkyy erilaisia korttinäkymiä. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet -> Valitse palkansaaja listasta -> Perustiedot.
Henkilötiedot:
Näet palkansaajan etu- ja sukunimen, henkilötunnuksen, syntymäajan, työntekijänumeron, pankkitilin (IBAN ja BIC) sekä työajan kirjausroolin.
Voit muokata tietoja napsauttamalla Muokkaa henkilötietoja.
Muokkaa haluamiasi kenttiä. Sähköpostiosoitetta ei voi tällä hetkellä muokata tästä näkymästä. Henkilötunnuksen ja työntekijänumeron on oltava yksilöllisiä. IBAN- ja BIC-koodien muoto tarkistetaan.
Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna muutokset.
Yhteystiedot:
Näet palkansaajan sähköpostin, puhelinnumeron ja osoitteen.
Voit muokata tietoja napsauttamalla Muokkaa yhteystietoja.
Muokkaa haluamiasi kenttiä. Sähköpostiosoitetta ei voi tällä hetkellä muokata tästä näkymästä.
Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna muutokset.
Palkkalaskelman asetukset:
Näet palkkalaskelman toimitustavan ja kielen aikajanalla.
Voit lisätä uuden asetusjakson napsauttamalla Uusi palkkalaskelman asetukset.
Määritä Alkupivämäärä, valitse Palkkalaskelmien toimitustapa (vain "Verkkopalkkalaskelma" tuettu) ja Palkkalaskelman kieli ("Suomi" tai "Englanti"). Ruotsia ei tueta.
Voit asettaa myös Loppupäivämäärän.
Tallenna napsauttamalla Tallenna. Järjestelmä laskee asetusjaksojen voimassaoloajat uudelleen.
Verokortti:
Näet listan palkansaajan verokorteista, uusimman ollessa ylimpänä. Listassa näkyy mm. voimassaoloaika, ennakonpidätysprosentti, tuloraja (ja paljon tulorajaan vaikuttava ansaittu tulo on) ja lisäprosentti.
Näet, onko automaattinen verokortin nouto käytössä. Voit muuttaa tätä asetusta napsauttamalla kytkintä.
Voit hakea uusimman verokortin Verohallinnolta napsauttamalla Hae verokortti. Tämä voi kestää hetken. Järjestelmä tallentaa haetun verokortin, jos se eroaa aiemmasta, ja merkitsee luonnos-palkkalaskelmat uudelleenlaskettaviksi. Automaattinen nouto asetetaan samalla päälle.
Voit lisätä verokortin manuaalisesti napsauttamalla Uusi verokortti. Syötä vaaditut tiedot: Voimassa alkaen, Tuloraja loppuvuodelle, Tulorajaan vaikuttava ansaittu tulo, Ennakonpidätysprosentti ja Lisäprosentti. Manuaalisen verokortin lisääminen kytkee automaattisen noudon pois päältä.
Voit muokata verokortin Tulorajaan vaikuttavaa ansaittua tuloa napsauttamalla Muokkaa-kuvaketta verokortin rivillä.
Työsuhteet
Tällä välilehdellä näkyy erilaisia korttinäkymiä, kuten Työsuhde (aloitus- ja päättymispäivät, kesto, päättymisen syy), Työsuhteen tiedot (ammattinimike, alkupäivä yhtäjaksoisesta työsuhteesta, koeajan päättymispäivä, työsuhteen tyyppi, peruste, palkkauksen muoto), Tiimit (toimipiste, tiimi, hyväksyjätieto), Vakuutukset (TyEL, tapaturma, sairaus, työttömyys, TK10-ammattiluokitus), Työaika (työsuhdetyyppi, viikoittainen työaika, joustava työaika) ja Laskennan asetukset (palkkaryhmä, kaupan alan tiedot). Pudotusvalikosta voidaan valita minkä työsuhteen tietoja halutaan tarkastella.
Voit muokata työsuhteen alkamis- tai päättymispäivää sekä päättymissyytä. Pääset muokkaamaan työsuhdetta valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet -> Valitse palkansaaja listasta -> Muokkaa tai päätä työsuhde.
Päätä toistaiseksi voimassa oleva työsuhde:
Valitse Loppupäivämäärä.
Valitse Työsuhteen päättymisen syy.
Napsauta Tallenna muutokset. Järjestelmä päivittää työsuhteen ja siihen liittyvien asetusten päättymispäivämäärät. Tarvittaessa järjestelmä poistaa tai päivittää palkkalaskelmia ja merkitsee ne uudelleenlaskettaviksi.
Muokkaa määräaikaisen työsuhteen päättymistä:
Muokkaa Loppupäivämäärää. Voit joko lyhentää tai pidentää työsuhdetta.
Muokkaa tarvittaessa Työsuhteen päättymisen syytä.
Napsauta Tallenna muutokset. Jos työsuhdetta lyhennetään, järjestelmä toimii kuten toistaiseksi voimassa olevan työsuhteen päättämisessä. Jos työsuhdetta pidennetään, järjestelmä päivittää asetusten päättymispäivämäärät.
Muuta määräaikainen työsuhde toistaiseksi voimassa olevaksi:
Poista Loppupäivämäärä ja Työsuhteen päättymisen syy.
Napsauta Tallenna muutokset. Järjestelmä poistaa päättymispäivämäärät työsuhteelta ja sen asetuksilta.
Työsuhteen asetusten lisääminen ja muokkaaminen
Voit lisätä uusia tai muokata olemassa olevia työsuhteen asetuksia, kuten työsuhteen tietoja, tiimiasetuksia, vakuutusasetuksia, työaika-asetuksia ja palkkaryhmän jäsenyyttä. Muutokset astuvat voimaan valitusta päivämäärästä alkaen. Pääset hallinnoimaan asetuksia valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet -> Valitse palkansaaja listasta -> Valitse haluamasi asetusosio (esim. Työsuhteen tiedot, Tiimit ja roolit) -> Muokkaa tietoja kolmen pisteen takaa..
Syötä tai valitse uudet arvot haluamillesi asetuksille (esim. Ammattinimike, Tiimi, Työeläkevakuutuksen tyyppi, Palkkaryhmä).
Napsauta Tallenna muutokset. Järjestelmä päättää edellisen asetusjakson päivää ennen uuden alkamispäivää ja luo uuden asetusjakson.
Palkkaryhmän vaihtaminen:
Ennen muutoksen tallentamista järjestelmä näyttää, poistetaanko tulevia maksamattomia palkkalaskelmia. Vahvista muutos.
Palkkaryhmän vaihtamisen aikaisin mahdollinen alkupäivä riippuu siitä, onko kuluvalle tai seuraavalle kuukaudelle jo maksettuja tai hyväksyttyjä palkkalaskelmia.
Palkkaperusteiden hallinta
Palkkaperusteet ovat palkansaajakohtaisia arvoja (esim. kuukausipalkka, autoetu), joita käytetään palkanlaskennassa. Nämä ovat palkansaajan henkilökohtaisia palkkaperusteita ja näkyvät myös korttinäkymänä Työsuhteet-välilehdellä. Palkkaperusteita voidaan tarvittaessa lisätä plussasta. Voit lisätä, muokata, päättää ja poistaa palkkaperusteita.
Lisää uusi palkkaperuste:
Napsauta Lisää uusi arvo.
Valitse Palkkaperuste ja syötä Arvo sekä Alkupäivämäärä. Vapaaehtoisen Loppupäivämäärän voi lisätä tarvittaessa.
Täytä mahdolliset palkkaperustekohtaiset lisätiedot (esim. Autoetu, Asuntoetu, Ulosotto, Ay-jäsenmaksu).
Napsauta Tallenna.
Muokkaa palkkaperustetta:
Napsauta Muokkaa-kuvaketta haluamasi palkkaperusteen kohdalla.
Muokkaa arvoa, alkupäivämäärää tai loppupäivämäärää. Voit muokata vain sellaisia palkkaperusteita, joita ei ole vielä käytetty hyväksytyissä palkkalaskelmissa.
Napsauta Tallenna muutokset. Järjestelmä laskee palkkaperusteiden voimassaolojaksot uudelleen ja merkitsee luonnos-palkkalaskelmat uudelleenlaskettaviksi.
Päätä palkkaperuste:
Napsauta Muokkaa-kuvaketta haluamasi palkkaperusteen kohdalla.
Syötä Loppupäivämäärä. Et voi asettaa päättymispäivää, jos palkkaperustetta on käytetty hyväksytyissä palkkalaskelmissa kyseisenä aikana.
Napsauta Tallenna muutokset. Järjestelmä laskee palkkaperusteiden voimassaolojaksot uudelleen ja merkitsee luonnos-palkkalaskelmat uudelleenlaskettaviksi.
Poista palkkaperuste:
Napsauta Poista-kuvaketta haluamasi palkkaperusteen kohdalla.
Voit poistaa vain sellaisia palkkaperusteita, joita ei ole käytetty hyväksytyissä palkkalaskelmissa.
Vahvista poisto. Järjestelmä poistaa palkkaperusteen ja merkitsee luonnos-palkkalaskelmat uudelleenlaskettaviksi.
Vuosilomat
Palkkalaskelmat
Voit tarkastella valitun palkansaajan palkkalaskelmia listana. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkansaajat ja työsuhteet -> Valitse palkansaaja listasta -> Palkkalaskelmat. Näkymässä näet listan palkansaajan palkkalaskelmista, järjestettynä yleensä päivämäärän mukaan. Listasta näet perustiedot kustakin laskelmasta, kuten palkkajakson, maksupäivän, tilan (esim. Luonnos, Maksettu) ja summan. Tarkemmin jaoteltuna taulukon sarakkeissa näkyy:
Maksupäivä: Palkkalaskelman maksupäivä.
Palkkajakso: Kyseisen rivin palkkalaskelman palkkajakson aikaväli.
Palkkaryhmä: Missä palkkaryhmässä palkansaaja on ollut palkkalaskelman laskentahetkellä.
Palkan tila: Palkkalaskelman tila. Luonnos tarkoittaa, että ohjelmassa on luonnos kyseisestä palkkalaskelmasta. Odottaa maksua tarkoittaa, että palkkalaskelma on laskettu ja maksuaineisto on vahvistettu pankkiin, mutta eräpäivä on vielä tulevaisuudessa. Maksu suoritettu tarkoittaa, että kyseisen palkkalaskelman maksuajankohta on ohitettu.
Palkkalaskelma: Palkkalaskelman tiedostomuoto.
Bruttopalkka: Kyseisen rivin palkkalaskelman bruttopalkan määrä.
Ennakonpidätys: Kyseisen rivin palkkalaskelman ennakonpidätyksen määrä.
Muut vähennykset: Kyseisen rivin palkkalaskelman muiden vähennysten määrä.
Verottomat korvaukset: Kyseisen rivin palkkalaskelman verottomien kustannusten korvausten määrä.
Maksetaan: Kyseisen rivin palkkalaskelman maksettavaksi tuleva määrä.
Kolmen pisteen takaa löytyy valikko, josta palkkalaskelman voi ladata PDF-muotoisena. Voit siirtyä tarkastelemaan yksittäisen palkkalaskelman tietoja napsauttamalla haluamaasi riviä. (Tämän toiminnon tarkempi kuvaus vaatisi tietoa Palkanlaskenta-osion koodista).
Palkkaryhmät
Palkkaryhmät määrittävät palkansaajille yhteisiä palkanlaskennan asetuksia, kuten maksukauden ja palkanmaksupäivän, sekä käytettävissä olevat palkkalajit ja kirjauslajit.
Palkkaryhmien selaaminen
Voit selata luotuja palkkaryhmiä korttinäkymässä. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkkaryhmät. Näkymässä näet kunkin palkkaryhmän korttina, joka näyttää nimen, jäsenmäärän, maksukauden tyypin, maksukauden ja palkanmaksupäivän. Oikealle osoittavasta nuolesta pääsee tarkastelemaan palkkaryhmän tarkempia asetuksia.
Uuden palkkaryhmän luominen
Voit luoda uuden palkkaryhmän määrittämällä sille perustiedot ja palkanmaksuasetukset. Pääset luomaan uuden palkkaryhmän valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkkaryhmät -> Uusi palkkaryhmä.
Syötä pakollinen Nimi suomeksi. Nimen on oltava yksilöllinen.
Syötä vapaaehtoinen Nimi englanniksi.
Syötä vapaaehtoinen Kuvaus.
Valitse pakollinen Maksukauden tyyppi. Tällä hetkellä ainoa vaihtoehto on "Kuukausi".
Valitse pakollinen Maksukausi ("Nykyinen maksukausi" tai "Seuraava maksukausi").
Syötä pakollinen Palkanmaksupäivä (numero välillä 1-31). Napsauta Tallenna.
Palkkaryhmän muokkaaminen
Voit muokata olemassa olevan palkkaryhmän tietoja. Pääset muokkaamaan palkkaryhmää valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Palkkaryhmät -> Napsauta muokattavan palkkaryhmän korttia tai kortilla näkyvää oikealle osoittavaa nuolta. Muokkaa haluamiasi tietoja: Nimi suomeksi (oltava yksilöllinen), Nimi englanniksi, Kuvaus, Maksukauden tyyppi (vain "Kuukausi" tuettu), Maksukausi, Palkanmaksupäivä. Napsauta Tallenna muutokset.
Käyttäjien roolit
Tässä osiossa hallitaan käyttäjärooleja ja niiden jäsenyyksiä. Roolit määrittävät, mitä oikeuksia käyttäjällä on järjestelmässä.
Roolien selaaminen
Voit selata järjestelmän rooleja ja niiden jäseniä korttinäkymässä. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Käyttäjien roolit. Näkymässä näet kunkin roolin korttina, joka näyttää roolin nimen ja jäsenten määrän sekä jäsenten ryhmän. Oletusryhmiä on kolme: tuntien kirjaaja, superkäyttäjä ja hyväksyjä.
Roolin tietojen, jäsenten ja oikeuksien tarkastelu
Voit tarkastella valitun roolin nimeä, hallita sen jäseniä ja nähdä rooliin kuuluvat käyttöoikeudet. Oikealle osoittavasta nuolesta pääsee kunkin ryhmän tarkempiin tietoihin. Pääset tarkastelemaan roolia valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Käyttäjien roolit -> Napsauta haluamasi roolin korttia tai kortilla näkyvää oikealle osoittavaa nuolta.
Tiedot-välilehti: Näyttää roolin nimen (ei muokattavissa).
Jäsenet-välilehti (Käyttäjät):
Näet listan käyttäjistä, joilla on kyseinen rooli ("Valitut käyttäjät") ja listan käyttäjistä, joilla ei ole roolia ("Valitsemattomat").
Voit etsiä käyttäjiä nimellä Hae-kentän avulla.
Voit lisätä käyttäjän rooliin valitsemalla hänen nimensä vieressä olevan valintaruudun "Valitsemattomat"-listasta.
Voit poistaa käyttäjän roolista poistamalla valinnan hänen nimensä vierestä "Valitut käyttäjät"-listasta.
Et voi muokata omaa rooliasi etkä deaktivoidun käyttäjän rooleja.
Muutokset tallentuvat automaattisesti.
Käyttöoikeudet-välilehti:
Näet listan järjestelmän osioista (esim. Palkansaajat, Palkkaryhmät).
Kunkin osion kohdalla näet, onko roolilla siihen liittyviä oikeuksia (Ei oikeuksia, Lukuoikeus, Muokkausoikeus).
Voit laajentaa osion nähdäksesi tarkemmat oikeudet (esim. Näytä, Muokkaa, Hyväksyntä) ja onko roolilla kyseinen oikeus.
Tiimit
Tiimien avulla voit ryhmitellä palkansaajia ja määrittää tiimeille työaikakirjausten hyväksyjiä.
Tiimien selaaminen
Voit selata luotuja tiimejä korttinäkymässä. Pääset näkymään valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Tiimit. Näkymässä näet kunkin tiimin korttina, joka näyttää tiimin nimen, hyväksyjien määrän ja jäsenten määrän. Oikealle osoittavasta nuolesta pääsee kunkin tiimin tarkempiin tietoihin.
Uuden tiimin luominen
Voit luoda uuden tiimin ja määrittää sille nimen, jäsenet ja hyväksyjät. Pääset luomaan uuden tiimin valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Tiimit -> Uusi tiimi.
Tiedot-välilehdellä (Perustiedot):
Syötä pakollinen Nimi. Nimen on oltava yksilöllinen.
Syötä vapaaehtoinen Nimi englanniksi.
Jäsenet-välilehdellä:
Valitse Palkansaajat-kentästä tiimiin kuuluvat palkansaajat monivalinnalla (tai kirjoittamalla haluttuun ryhmään henkilön nimi). Poistaminen tapahtuu ruksista.
Valitse Työaikojen hyväksyjät -kentästä tiimin työaikakirjaukset hyväksyvät henkilöt monivalinnalla (tai kirjoittamalla haluttuun ryhmään henkilön nimi). Hyväksyjä ei voi olla tiimin jäsen. Poistaminen tapahtuu ruksista. Napsauta Tallenna. (Muista tallentaa muutokset).
Tiimin muokkaaminen
Voit muokata olemassa olevan tiimin nimeä, jäseniä ja hyväksyjiä. Pääset muokkaamaan tiimiä valitsemalla Henkilöstöhallinta -> Tiimit -> Napsauta muokattavan tiimin korttia tai kortilla näkyvää oikealle osoittavaa nuolta.
Tiedot-välilehdellä (Perustiedot): Muokkaa Nimeä tai Nimeä englanniksi. Nimen on oltava yksilöllinen.
Jäsenet-välilehdellä: Muokkaa Palkansaajia ja Työaikojen hyväksyjiä monivalintakenttien avulla (tai kirjoittamalla haluttuun ryhmään henkilön nimi). Hyväksyjä ei voi olla tiimin jäsen. Poistaminen tapahtuu ruksista. Napsauta Tallenna muutokset.
Virheilmoitukset ja niiden ratkaisut
"Kenttä on pakollinen": Varmista, että olet täyttänyt kaikki tähdellä (*) merkityt pakolliset kentät.
"Nimi on jo käytössä": Antamasi nimi (esim. palkkaryhmälle tai tiimille) on jo käytössä. Valitse toinen, yksilöllinen nimi.
"Henkilötunnus on jo olemassa olevan työntekijän käytössä": Syötetty henkilötunnus kuuluu jo toiselle järjestelmään tallennetulle palkansaajalle. Tarkista henkilötunnus tai etsi olemassa oleva palkansaaja.
"Työntekijänumero on jo olemassa olevan palkansaajan käytössä": Syötetty työntekijänumero on jo käytössä. Tarkista numero tai jätä kenttä tyhjäksi, jos numerointi ei ole pakollista.
"Sähköposti on jo olemassa olevan työntekijän käytössä": Syötetty sähköpostiosoite on jo käytössä. Tarkista osoite.
"Virheellinen henkilötunnus / IBAN / BIC": Syötetty tieto ei vastaa vaadittua muotoa. Tarkista ja korjaa syötetty arvo.
"Päällekkäiset työsuhteet {0} eivät ole sallittuja": Yrität luoda tai muokata työsuhdetta niin, että sen voimassaoloaika menee päällekkäin saman palkansaajan toisen työsuhteen kanssa. Korjaa alkamis- tai päättymispäivämäärät.
"Alkupäivämäärä ei voi olla menneisyydessä": Kun muokkaat työsuhteen tai asetuksen alkupäivää, et voi valita päivämäärää, joka on jo mennyt. Valitse kuluva tai tuleva päivämäärä.
"Uuden asetuksen alkupäivämäärä ei voi olla ennen työsuhteen alkamispäivää": Kun lisäät uutta asetusjaksoa (esim. tiimiasetukset, vakuutukset), sen alkupäivä ei voi olla ennen koko työsuhteen alkamispäivää.
"Palkkaperustetta ei voi muokata/poistaa, koska sitä on käytetty hyväksytyissä palkkalaskelmissa": Et voi muokata tai poistaa palkkaperustetta, jos sitä on jo käytetty palkkalaskelmassa, joka on hyväksytty tai maksettu.
"Palkkaperusteen päättymispäivää ei voi asettaa, koska sitä on käytetty hyväksytyissä palkkalaskelmissa kyseisenä aikana": Et voi päättää palkkaperustetta päivämäärälle, joka kuuluu jo hyväksytyn tai maksetun palkkalaskelman palkkajaksoon.
"Toinen saman tyypin palkkaperuste on jo olemassa määritellyllä aikavälillä": Yrität luoda palkkaperustetta ajanjaksolle, jolle on jo olemassa saman tyyppinen palkkaperuste. Tarkista olemassa olevat palkkaperusteet ja niiden voimassaoloajat.
"Henkilö ei voi olla saman tiimin jäsen ja hyväksyjä": Et voi lisätä henkilöä tiimin jäseneksi ja hyväksyjäksi samanaikaisesti. Valitse käyttäjälle vain toinen rooli tiimissä.
"Hyväksyjän roolia ei voi poistaa, koska käyttäjä toimii tiimin hyväksyjänä": Et voi poistaa käyttäjältä "Työaikojen hyväksyjä" -roolia, jos hän on määritetty jonkin tiimin hyväksyjäksi. Poista käyttäjä ensin tiimin hyväksyjistä.
"Et voi muokata omia roolejasi": Järjestelmä estää sinua lisäämästä tai poistamasta rooleja omalta käyttäjätililtäsi. Pyydä järjestelmänvalvojaa tekemään muutokset.
"Samanaikaisia päivityksiä havaittu. Yritä uudelleen.": Toinen käyttäjä on muokannut samoja tietoja samanaikaisesti. Yritä tallentaa muutoksesi uudelleen.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Miksi en voi muokata palkansaajan sähköpostiosoitetta? Sähköpostiosoitteen muokkaamista on saatettu rajoittaa, jotta vältetään mahdolliset ongelmat käyttäjän kirjautumisessa järjestelmään, erityisesti jos Visma Connect -kirjautuminen on käytössä.
Miksi en voi asettaa työsuhteen alkupäivää menneisyyteen? Järjestelmä estää alkupäivän asettamisen menneisyyteen muokkauksen yhteydessä, jotta vältetään ristiriidat jo mahdollisesti käsiteltyjen palkkalaskelmien tai kirjausten kanssa. Uutta palkansaajaa luotaessa alkupäivä voi olla menneisyydessä.
Mitä tapahtuu, jos vaihdan palkansaajan palkkaryhmää kesken kuukauden? Jos vaihdat palkkaryhmää päivämäärästä alkaen, jolle on jo olemassa maksamattomia palkkalaskelmia, nämä laskelmat poistetaan. Järjestelmä luo tarvittaessa uuden palkkalaskelman uudelle palkkaryhmälle vaihdon alkupäivästä eteenpäin. Aiemmin maksetut tai hyväksytyt laskelmat säilyvät ennallaan. Muutos merkitsee olemassa olevat luonnos-laskelmat uudelleenlaskettaviksi.
Voinko poistaa palkkaperusteen, jos sitä on käytetty palkkalaskelmalla? Et voi poistaa palkkaperustetta, jos sitä on käytetty palkkalaskelmassa, joka on tilassa "Tarkistettu", "Odottaa hyväksyntää", "Odottaa maksua", "Maksua käsitellään" tai "Maksu suoritettu". Voit poistaa sen vain, jos kaikki siihen viittaavat palkkalaskelmat ovat "Luonnos"-tilassa tai jos sitä ei ole käytetty lainkaan. Vaihtoehtoisesti voit päättää palkkaperusteen voimassaolon.
Miksi en voi lisätä käyttäjää tiimin hyväksyjäksi? Varmista, että käyttäjällä on "Työaikojen hyväksyjä" -rooli ("Kirjaaja ja hyväksyjä" palkansaajan tiedoissa). Varmista myös, että käyttäjä ei ole saman tiimin jäsen.
Mitä eroa on "Työajan kirjauksen roolit" palkansaajan tiedoissa ja "Käyttäjien roolit" -osiolla? Palkansaajan tiedoissa määritettävä rooli ("Kirjaaja" tai "Kirjaaja ja hyväksyjä") liittyy ensisijaisesti työaikakirjausten tekemiseen ja hyväksymiseen. "Käyttäjien roolit" -osio hallinnoi laajemmin kaikkia järjestelmän käyttöoikeusrooleja (mukaan lukien työaikoihin liittyvät roolit) ja niiden jäsenyyksiä.
Avainsanat: henkilöstöhallinta, palkansaaja, työsuhde, palkkaryhmä, käyttäjärooli, tiimi, lisääminen, muokkaaminen, päättäminen, poistaminen, asetukset, palkkaperuste, taulukkomuuttuja, vakuutukset, työaika, yhteystiedot, henkilötiedot
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback